陕西省非公立医疗机构协会

学术会议管理细则

一、总则

为切实规范陕西省非公立医疗机构协会（以下简称“协会”）学术会议管理工作，根据协会《章程》《委管社会组织举办学术会议实施细则(暂行)》特制订协会学术会议管理细则。

（一）举办学术会议(包括以学术交流为目的举办的各类研讨会、培训班、年会等)应贯彻国家创新驱动发展战略，以提高专业技术人员学术水平、提升医疗卫生机构学科建设、推进科技创新和科技成果转化为目标，为推动卫生健康事业高质量发展服务。

（二）举办学术会议应严格按照社会组织管理有关法律法规和章程规定范围，做到精简数量、提高质量、主题明确、规模适度、经费合规，坚持勤俭办会，厉行节约，反对铺张浪费，尽量减少举办主题交叉、内容重叠的学术会议。

（三）协会各专业委员会常委及以上专家均可牵头召开学术会议，凡协会或协会专委会主办或与他方共同主办的学术会议/项目经费应由协会统一管理，需于年底联系协会秘书处报备下一年度会议计划，最晚于会前一个月提交会议备案资料。

二、举办地

会议的举办地/场所/酒店必须合理,会议不得选择典型的旅游胜地作为举办地；不得选择知名娱乐场所或观光场所和把娱乐或观光作为特色推广的场所；基础设施、技术设备及设施必须具有清晰的商务酒店特色；不得以休闲活动为主营业务；优先选择政府定点酒店召开。

三、学术安排

（一）会议行程不得包含与会议正式安排、业务目的或学术/教育安排无关的地点。

（二）会议日程应清晰地体现会议的完整内容，包括会议目的、主题、讲者及其他重要信息、并应在会议开始前发给全体参会人员。会议日程不得包含任何观光、娱乐或休闲活动，也不得包含不合理的空余时间，使参会人员能够自行安排观光、娱乐或休闲活动。学术会议一般应充满会议期间每天的工作时间。

（三）会议内容应当有学术依据并适合于参会人群。

四、会议召开规范

（一）讲者与听众比不得低于1：3。

（二）讲者与听众不能是全部为同一个科，听众必须有外院的。

（三）每两周内不得重复召开相同主题会议。

五、会议用餐及住宿

（一）用餐安排

会议的用餐应当合理，一般应安排在会议所在场地或就近的餐厅，不应选择距离过远的餐厅,不应选择位于旅游或文化景点内的餐厅，会议用餐不得出现酒水。

（二）会议住宿

会议结束当天，原则上所有人员不得在酒店留宿，如有客观原因，参会人员无法返回，可提供住宿一晚。

（三）工作会议标准

工作会议是指由协会或专业委员会举办的全体理事会议、常务理事会议、专业委员会主委和秘书长会议、协作团队工作会议专业委员会常委会和全体委员会等。

食宿费不得超过 500元/人天；不安排住宿的，伙食费限额为 150 元/人天。

会期原则上不得超过2天（含会议报到和离会时间）。

相关费用计入所属专委会预算。

（四）业务会议标准

业务会议是指协会和专业委员会主办的各类学术交流、业务培训及项目会议。食宿费用按照与酒店签订的合同价格执行。

如遇特殊情况需超出标准，应说明原因并经协会秘书长和会长审批后方可报销。

六、交通费用

（一）城市间交通费

（二）本地交通费

1.本地公共交通：如参会人员乘坐出租车/地铁/公交车参加会议而产生本地交通费，每位参会人员交通费凭票根据报销。

2.租车费用：如本地交通费因组织者安排租车而产生，具体租车安排及相应费用应当合理，需提供费用发票和明细（车牌号、司机姓名、司机联系方式、乘车人姓名、往返时间、往返地、金额）。

七、人员费用

（一）所有与会议有关的专家讲者费用，均应符合协会相关要求，并需签订专家费用确认函协议或劳务领取单，通过银行转账支付。

（二）经办人应严格按照预算批复的支出范围和相关标准使用经费，严禁虚列、伪造名单，虚报冒领个人劳务性费用。

（三）领取个人劳务性费用时，经办人应提供领款人签字的纸质版“劳务费确认函”和专委会主任签字的“劳务费领款汇总表”。经办人确保领款人信息的真实完整。填列项目包括领款人姓名、身份证号码、职称、领款金额、银行卡号、开户银行、工作单位及联系电话等信息。

（四）相关费用标准（税后）如下：

八、组织与实施

（一）举办学术会议的名称应准确、规范、名实相符，主题设置不得超出章程规定范围，设立分会场、子会场、平行会场应紧紧围绕主会场主题。不得以企业或产品名称为学术会议冠名，不得安排参会人员为企业站台、推销或广告宣传等。

（二）举办学术会议应按照会议规模和实际需要配备现场工作人员，现场工作人员数量一般不超过会议代表总数的8%。

（三）举办学术会议期间附设相关科研成果展览展示的，展览展示内容和形式必须科学、真实、健康、清晰，要严格遵守《中华人民共和国广告法》《中华人民共和国药品管理法》《中华人民共和国反不正当竞争法》《国家工商行政管理局关于禁止商业贿赂行为的暂行规定》《中华人民共和国基本医疗卫生与健康促进法》《医疗机构工作人员廉洁从业九项准则》 等政策法规，不得以任何形式欺骗或误导参会人员。

（四）在学术会议期间组织产品技术专题研讨会、卫星会的，必须纳入学术会议统一管理，产品技术提供方不得自行组织。产品技术专题研讨会、卫星会不得以企业或产品名称冠名，产品技术专题研讨会、卫星会内容和议题由学术会议主办单位和产品技术提供方共同协商确定，研讨内容务必客观、公正、有科学证据，符合医药产品管理相关法律法规。产品技术专题研讨会、卫星会专家讲课费由学术会议举办方统一发放，发放标准不得超过协会规定的讲课取酬标准。

（五）举办科研成果展览展示、产品技术专题研讨会、卫星会应在相对独立场所举办，坚持面向医学科技工作者，不得影响学术会议的正常举行。组织方应确保学术会议学术内容的独立性和公正性，不得以商业推广为目的举办科研成果展览展示、 产品技术专题研讨会和卫星会。

（六）举办学术会议时，应严格遵守《评比达标表彰活动管理办法》和《社会组织评比达标表彰活动管理暂行规定》等有关规定，不得开展未经批准的评比、表彰、奖励等活动，不得违规开展各类评比、评选、评奖等活动。

（七）举办学术会议应提高风险防范意识，要加强对意识形态、舆情、安全等风险的研判，制定切实有效的风险防范预案，预防突发应急事件。要重点做好学术会议参会人员资格审核和交流内容把关，不得在学术会议上发表违反党的政治纪律和政治规矩的不当言论。

（八）应规范学术会议的对外公开宣传和报道，不得邀请或允许不具备新闻采访资质的媒体和个人进行采访报道和网络直播。

（九）举办国际学术会议，既要开放胸襟，学习借鉴国外先进方法与经验，又须秉持不得危害我国公众健康、国家安全和社会公共利益的原则。对于我国科研项目数据及人体基因资源等应当遵守《中华人民共和国人类遗传资源管理条例》。

九、付款要求

（一）前置协议要求

协会所有会议活动，如将相关费用委托给第三方或会务公司承办，委托方必须事先与协会签署正式的书面委托协议，明确双方权责。本规定后续所有条款均在此协议基础上执行。

（二）供应商选择

1.供应商应提供相关资质

（1）营业执照复印件（加盖公章）；

（2）资质证书复印件（加盖公章）；

（3）信用资料。

2.供应商须可开具税率为6%的增值税专用发票的一般纳税人，其主营业务须为会议服务。

3.供应商合同须于会前至少15个工作日完成接洽并签订。旅行社等企业名称易引发争议的机构，不得作为会议服务供应商。

4.如会议由会务公司承办，其可将辅助性业务委托给能开具6%增值税专用发票的第三方，但不得将主要业务转包和分包。所有委托会议所产生的费用，受托方必须向协会提供与结算单完全一致的全部费用证明文件，包括但不限于：有第三方供应商（直至最终服务或货物提供商）开具的合法发票复印件；对应的支付证明。

（三）物料制作（如涉及费用）

涉及物料制作（如宣传品）的，须在报销时提供制作名目、数量、金额、体现主办方名称或LOGO的成品照片、设计电子稿及媒体报道截图。设计稿须于会前提交协会审核。

（四）费用结算

项目全部执行完毕后，供应商须向协会秘书处提供加盖公章的结算单，详细列明实际发生费用，并对与合同预算的差异作出说明。协会有权审核并决定是否支付差额部分。结算单是支付赞助费的前提条件。

（五）票据证明

供应商须提供与结算单内容一致的、所有直至最终服务商的合法发票复印件及支付证明（如酒店、交通、餐饮等），并在复印件上加盖公章予以确认。

对于单项金额超过人民币5000元的制作项目，除常规票据外，还须根据设备来源补充提供：

1）使用自有设备：提供该设备的购置发票复印件，并加盖公章。

2）使用租赁设备：提供设备租赁结算单及租赁发票复印件。

3）所有大额制作项目均须提供能反映项目内容及执行情况的照片等证明资料。

（六）报销

单笔3000元以上的款项须对公转账。个人垫付报销，须由经办人携资料至协会办理，一般在五个工作日内办结。

（七）税费承担

会议承担相关税费，包括增值税及附加、专家及工作人员劳务个人所得税、手续费及专委会承担的企业所得税等。

（八）协会开票信息

单位名称：陕西省非公立医疗机构协会

统一社会信用代码/税号：51610000MJ00862968

单位地址：西安高新区团结南路16号

开户行：中国建设银行股份有限公司西安唐延路支行

银行账号：61050192390000000596

十、会议剩余款处理

由专委会主办的学术交流与项目活动，结余资金原则上用于同一负责人后续开展的相关学术活动。

十一、报销所需材料清单

（一）基本文件

1.加盖协会公章的最终会议通知及日程。

2.参会人员签到册原件（线上会议提供后台参会名单）。

3.各项费用的合规有效发票（有合同的按合同约定时间开具，无合同的须于会议结束后一个月内开具）。

4.预算单、决算单（附1）及学术会议费用报销单（附2）

5.如涉及劳务费，纸质版“劳务费确认函”（附3）和“劳务费领款汇总表”，领取劳务费金额超过 1000 元的，需提供增值税普通发票。

（二）成果材料

1.会议照片（需体现会议主题、规模及讲者正面照）。

2.会议宣传新闻稿媒体报道。

3.线上会议需提供时长、观看数据、二维码、网址截图等有效性证明。

以上资料需经办人提供原件及电子扫描件统一到协会财务部门完成报销。

十一、附则

1.本细则由协会秘书处负责解释。

2.本细则经2026年4月28日协会第二届常务理事会第一次会议审议通过。

3.本细则自印发之日起施行。

附件：1.陕西省非公立医疗机构协会学术会议预（决）算单

            2.学术会议费用报销单

            3.劳务费确认函

附件2

学 术 会 议 费 用 报 销 单

专委会名称：                                                                     年        月           日         

附单据    张        

附件3

劳务费确认函

甲方：陕西省非公立医疗机构协会 

乙方：                  

单位：                                 职    务：                      

身份证号：                             银行账号：                          

银行开户行信息：                                （需具体银行及支行）

甲方邀请乙方参加会议名称           具体安排如下：

会议时间：             会议地点：              ，邀请乙方担任 致辞嘉宾/分享嘉宾/讨论嘉宾/主持嘉宾/串场主持/施教嘉宾 /会务工作人员工作；就上述专业服务乙方应得的劳务费（个人所得税税后金额）为人民币：         元 （大写：        ）       

以下条款请须知：

一、本次支付的税后金额仅针对本合同约定的劳务报酬。若乙方在年末综合所得汇算清缴中涉及个人所得税的补税或退税义务，相关税费及办理责任由乙方自行承担，甲方不额外承担任何费用。

二、乙方作为讲者参与本次活动，旨在促进医学领域学术信息交流，提升临床服务质量，其发言内容应基于个人学术研究成果、临床经验及专业判断，不涉及任何企业产品或服务的商业推广。乙方需对所提供学术内容的真实性、准确性及科学性进行独立审查，并对内容本身承担全部责任。

三、乙方确认：其所在单位已充分知悉并同意其为甲方提供本次专业服务，且乙方已履行所在单位要求的内部审批流程（如必要），确保本次服务符合单位管理规定。

四、乙方同意委托甲方代扣代缴本次劳务报酬相关的个人所得税，税后金额按合同约定支付。乙方办理集中年度综合所得个税汇算清缴需在次年3月前需与甲方确认，可通过电子方式（电子邮件、短信、微信等）或书面方式。乙方确认前，甲方不予代办，乙方确认后，需真实、准确、完整提供全部有关信息资料。

乙方同意：领取劳务费金额超过 1000 元的，需提供增值税普通发票。

五、乙方同意甲方将本次授课的讲稿、录像视频等资料用于会议存档，并授权甲方将其上传至协会会员管理系统，仅限协会委员内部学习交流使用，未经乙方书面许可不得用于其他商业用途。

本人已仔细阅读并完全理解上述所有约定，承诺严格遵守相关条款，将按约定在本次会议中提供符合学术规范的专业服务，并对自身行为及提供的内容承担相应责任。

乙方确认签字：                             联系方式：